導入事例

松田さん

松田さん：当社は2021年4月に大阪メトロサービスから独立し、Osaka Metro Groupの広告事業を担う会社として出発しました。交通広告・屋外広告を起点に、多様なメディア、テクノロジーと連携して大阪に新しい価値を生み出し、世界へと発信していくことをミッションとしています。

―システム導入の際に課題となっていたことを教えてください。

松田さん：今回リプレースの検討対象となったのは、広告受付管理システムです。当社は取引先である広告代理店からの広告掲出の申し込みに対して、意匠確認や広告掲出、請求などの業務が発生します。広告受付管理システムはこれらの業務すべてを管理するシステムです。要するに、受発注から請求までの取引先とのやり取りを一元的に担っているシステムですね。

北島さん：以前からこのシステムでは、特に4つの課題が現場であがっていました。

1. 膨大な量の紙の管理
   取引先から送られてきた広告デザインの確認のために、メールを毎回印刷して担当者に手渡しで依頼、印鑑で承認するなど、業務の大半を紙に依存していました。すべての紙を積み上げると毎月30センチ近くの高さに上る量の紙を処理、保存をする必要がありました。
2. 取引先との認識違いの発生
   取引先は、当社が定期的にHPで公開していた広告枠の空き情報をもとに、広告掲載の申し込みを当社へ行います。しかしHPの情報はリアルタイムでないため、実際は埋まってしまった広告枠に対して、取引先が空いていると勘違いして広告掲載の申し込みを行うことがあります。このような取引先との認識違いが頻発していました。
3. メールや電話のコミュニケーション負荷
   リアルタイムで取引先と広告の空き情報が共有できないため、取引先はメールや電話で当社へ確認を行います。また案件を進めるうえでの意匠確認や掲載承認など、取引先とのやり取りはすべてメールや電話で行っていました。そのため案件を一つ処理するだけも大変な手間がかかっていました。
4. 手入力によるヒューマンエラー
   旧システムは社内向けシステムだったため、システムへの情報入力は当社の担当者がすべて手打ちしていました。この作業だけでも大変な手間ですし、手入力によりシステムへ誤った情報の登録をしてしまうことも発生していました。
   

   北島さん

   これらの課題がある中で、メンバーに残業の負担をかけながらも日々の業務を行っていました。どうにかこの現状をなんとかしたいと常日頃から思っていました。しかし旧システムは公営時代から複数の組織で使っていたため機能追加も難しく、大変苦悩していました。独立会社化して民営となりシステムのリプレースの検討が始まったことで、課題解決に取り組むチャンスが到来しました。業界全体がDXを推し進めるトレンドであったこともあり、新システムではこれらの課題を解決できる他社に負けない仕組みづくりをしたいと強く考えていました。

―Salesforceを選択した理由をお聞かせください。

松田さん

松田さん：新システムでは、課題解決のために自分たちの意思をシステムに反映するチャンスが生まれました。さまざまなパッケージ製品で検討を行いましたが、課題解決のためのシステムを作り上げるとなると、どうしても想定金額よりも高い見積りとなってしまいました。そのようなときにOsaka MetroからSalesforceを紹介いただきました。

Salesforceであれば私たちで考えていたすべての課題を解決できることがわかり、コスト面でも他のパッケージ製品と比較して安価でした。SaaSであるSalesforceは、保守期限もなくリプレースも今後発生しないため、将来的なコストを考えても魅力があります。時代に合わせた機能追加やセキュリティ強化を当社で行わなくてよいというSaaSならではの特徴も大きな強みと感じました。

―導入支援でテクノスジャパンを選択した理由をお聞かせください。

松田さん：Osaka MetroよりSalesforceを紹介いただいた際に、テクノスジャパンの推薦も一緒に受けました。推薦の理由は、Osaka Metroが過去のテクノスジャパンからいただいた提案を高く評価していたからとのことです。そのような経緯でテクノスジャパンからご提案をいただく流れとなりました。

ご提案の中で当初から希望していた課題解決に加えて、標準パッケージ活用によって業務効率化や保守性、セキュリティを高めるという方針に共感しました。このような理由から、今回テクノスジャパンにご協力をいただく形でSalesforceを導入する流れとなりました。

余計な手作業をシステムが担い、ヒトはより生産的な活動へ

―Salesforceを導入後、どのような効果や変化があったかを教えてください。

北島さん

北島さん：Salesforce導入によって旧システムで抱えていた4つの課題はすべて解決しました。

1. ペーパーレスによる大幅な業務効率化の実現
   広告掲載の承認や確認など、取引先とのやり取りをすべてSalesforce上に一元化することで、ペーパーレスを実現しました。毎月30センチ近くの高さに上っていた膨大な量の紙の処理がなくなったことで、業務負荷が大幅に減りました。広告業務に携わるすべてのメンバーから喜びの声があがっており、業務効率化によってメンバーのモチベーション向上の恩恵もありました。
2. 取引先との情報連携のリアルタイム化
   Salesforce内で広告掲載の案件ごとに、各取引先と意匠確認や掲載承認などステータスを共有します。これにより取引先と当社がそれぞれSalesforceという同じ新システムの中、リアルタイムの案件ステータスの確認を行えるようになりました。HPへの情報掲載やメールで発生するタイムラグがなくなることで認識違いの発生がなくなりました。また取引先からのメールや電話による案件確認の連絡もほとんどなくなりました。タイムラグによって案件状況を正しく把握できていないかもしれないという取引先の不安を払拭できたことも大きな成果だと思います。
3. 二重入力ゼロによるコミュニケーション負荷削減
   旧システムまで広告受付管理システムへの情報入力は、取引先からのメールの内容を当社メンバーが毎回手打ちで入力していました。新しいSalesforceによる広告受付管理システムでは、これらの情報を取引先が直接Salesforceに入力します。これにより当社による二重入力の手間がなくなり営業効率が上がりました。取引先としては元来行っていたエクセルやPDFファイルの作成、メール送信の手間がSalesforceへの入力のみで完結するようになりますので、取引先からも喜びの声をいただいています。
4. ヒューマンエラー防止によるリスク低減
   当社メンバーによる二重入力がなくなったことで、転記で発生していたヒューマンエラーがなくなりました。さらにSalesforceへシステムをリプレースするにあたって、今まで見えていなかったヒューマンエラーによる誤った入力データもすべて洗い出すことができました。誤データによるトラブルが発生する前に対処ができましたので、インシデントリスクを大きく低減できたと思います。

これらの効率化で、今までメンバーに負担をかけていた残業時間が大きく減少しました。また効率化によって生まれた時間で、ベテランメンバーが新しい広告媒体の市場開拓を進められました。本来であれば増員が必要でしたので、既存人員で開拓を進められたことは事業全体の利益率向上につながっています。

松田さん：経営的な観点では、将来的にシステムの維持、運用に係るコストを低減できていると思います。SaaSは毎年のライセンス費用がかかるものの、時代に合わせたセキュリティへの対応や最新の機能が簡単に使えるなどのメリットを考えるとコストパフォーマンスは高いと感じています。

北島さん：Salesforceの導入に際し、テクノスジャパンと一緒に業務フローの効率化についても多く検討を重ねました。そのため業務全体を考えた際も業務フローの効率化が実現できていると思います。